「申請いたします」メールや上司へ依頼時の適切な敬語表現と例文を解説

「申請いたします」という表現は、ビジネスシーンでもよく使われる言葉です。

しかし、正しい意味や使い方、さらには言い換え表現や英語表現までを詳しく理解している人は少ないかもしれません。

本記事では、「申請いたします」の適切な使い方や、ビジネスメールで「申請いたします」を使用する際の注意点、類語表現、英語での表現例などを紹介します。

言葉のニュアンスを正しく理解し、ビジネスでのやり取りを円滑に進めるためのヒントをお届けしますので、ぜひ最後までご覧ください。

「申請いたします」は目上の人に使用して良い

「申請いたします」という表現は、ビジネスシーンにおいて上司や取引といった目上の人に使用して問題ありません。

このフレーズは、主に相手に申請内容の許可や承認を得るために用いられる言葉であり、公的な書類や各種手続きの際に頻繁に使われます。

ビジネスにおいては、特に稟議に関するメールを送る際に、相手に敬意を示しながら依頼の意思を伝えるのに適しています。

また、「申請いたします」も丁寧なフレーズですが、ビジネスにおいて目上の人によりかしこまった表現を使いたい場合は、「申請させていただきます」「申請させていただきたく存じます」といった表現もあります。

とは言え、「させていただく」は非常にへりくだった印象を与える謙譲語です。状況や相手との関係性によっては嫌味ととらえられてしまうこともあるので、注意が必要です。

表現を正しく使いこなせると、目上の人に対しても失礼のない丁寧なコミュニケーションを実現できます。

ここからは、「申請いたします」の具体的な意味や使い方についてさらに詳しく見ていきましょう。

「申請いたします」の意味

「申請いたします」とは、相手に許可・承認を出してもらうために正式な書類や情報を提出する際に用いる言葉です。

『精選版 日本国語大辞典』によると、「申請」という言葉には以下の意味があります。

「申請」という言葉を分解すると、「申」は「述べる」や「申し上げる」という意味を持ち、「請」は「願い出る」「依頼する」という意味があります。「申請」とは「許可を得るために正式に申し出る」という行為を指すのです。

ビジネスの場では、相手に失礼のない形で自分の要望を伝えるためにこの言葉が重宝されています。

「申請いたします」はこの「申請」に、「する」の謙譲語である「いたす」、丁寧語の「ます」が付いた「いたします」を添えることで、相手を上に立ててへりくだるニュアンスを追加しています。

ちなみに、「申請」は「届出（とどけで）」「申告」「申し入れ」といった類語がありますが、それぞれの言葉のニュアンスはかなり異なるので注意しましょう。

これらの違いを理解し、適切な言葉を選ぶことが重要です。

「申請いたします」と「届出いたします」の違い

「申請いたします」と「届出いたします」はどちらも公的な場面で使用できる表現ですが、その意味や使用目的、ニュアンスには明確な違いがあります。

「申請」は相手に許可や承認を得る目的があり、相手の同意がなければそれ以上手続きが進まない状況で用いる言葉です。

たとえば、社内ルールに従って休暇や手当の取得を許可してもらいたい際や、備品の購入を承認してもらいたい際など、上司の許可・承認が必要なケースで使われます。

つまり、「申請いたします」は、前提として「許可・承認をお願いします」という相手への要望のニュアンスが含まれているのです。ちなみに、「申請」は条件に当てはまらないなどの理由で許可・承認を得られない場合もあります。

一方、「届出いたします」は、事実や状況を相手に通知することが目的で使用される言葉です。

具体的には引っ越しをした際の住所変更など、相手の許可や承認は不要な情報を伝える際に使用されます。

情報を提供するだけで手続きが完了となるケースで使われるので、「届出いたします」は相手に何かを依頼するといったニュアンスは含まれていません。また、相手に届出をするだけで手続きが完結するため、基本的に相手から不許可・不承認といった対応をされることもないです。

「申請」と「届出」の意味やニュアンスの違いを理解して適切に使い分け、相手に誤解を与えないようにしましょう。

「申請いたします」と「申告いたします」の違い

「申請いたします」と「申告いたします」も似た言葉ですが、やはりその意味には違いがあります。

先述の通り、「申請いたします」は、相手に許可や承認を得るという目的がある際に使用する言葉で、最終的に相手の許可・承認がなければ手続きが進まない状況で用いられます。

「申請いたします」は暗に「内容を確認して承認してください」という依頼・要望の意味が込められている一方で、「申告いたします」は、「届出いたします」と同様に、あくまでも相手に情報を知らせることを目的に使う言葉です。

「申告」とは「申し出ること」を指しますが、これは相手に許可や承認を求めるのが目的ではなく、相手への具体的な要望がない場合も使用可能です。

税金に関する「確定申告」や、自由にシフトを組める職場での「自己申告制シフト」といったケースなどでよく使用されます。「選手を交代したいという要望を出す」際に使用する「選手交代の申告」といった使い方もできますが、この場合もルール内であれば相手に許可や承認を求めているわけではありません。

このように「申請いたします」と「申告いたします」はニュアンスが大きく異なるので、相手に伝える情報をどう扱ってほしいかを判断して使い分けていきましょう。

「申請いたします」と「申し入れいたします」の違い

「申請いたします」と「申し入れいたします」についても、目的やニュアンスがまったく異なります。

つまり、「申請いたします」はすでに決められたルールに従って事務的に許可・承認を得る際に使われ、「申し入れいたします」は相手に対して積極的に自分の意見を提案したり、要望を伝えたりしたいという自発的なケースで使われる表現なのです。

『精選版 日本国語大辞典』によると、「申し入れ」という言葉には以下のような意味があります。

この表現には、交渉的な要素や発言者の主体的な意思といったニュアンスが含まれるので、相手に判断をゆだねるのではなく、一緒に物事を解決していきたいといった目的も伝えられます。

ビジネスの場では、提案書を提出する際や会議で意見表明をする際、交渉の場で条件を提示する際などに使われます。

このように、「申請いたします」と「申し入れいたします」は使う場面が全く異なるので、注意しましょう。

「申請いたします」のビジネスメールでの使用例

「申請いたします」という表現は、相手に許可や承認を求める際に使われる表現です。

自社内で使う場合は、主に必要書類の決裁や休暇・特別手当・出張などの許可を得たいとき、備品購入の承認を得たいときなどに使われます。

口頭でも使用可能ですが、申請書などを添付したビジネスメールに一筆添える際に使用されるケースが多いでしょう。

以下に、上司に休暇申請を行う際のビジネスメールでの例文をご紹介します。

「申請いたします」を使用する際は、このように申請理由や申請内容を具体的に記載するとともに、相手に負担をかけないように配慮を示すことが大切です。

また、急ぎの場合はメールの件名や本文にいつまでに承認が必要か明記しておくのがおすすめです。

丁寧かつわかりやすい表現を心がけると、相手からのスムーズな承認を得る可能性が高まります。

「申請いたします」をビジネスメールやチャットで使う時の注意点

「申請いたします」は丁寧な表現ですが、状況に応じた適切な使い方を意識する必要があります。

特に相手の顔が見えないビジネスメールやチャットで使用する際には、以下の注意点に留意しましょう。

これらのポイントを押さえることで、「申請いたします」をより効果的に使用でき、円滑なコミュニケーションにつながります。

【注意点1】相手に配慮した依頼を心がける

「申請いたします」は、相手の許可や承認を必要とする場面で使用する言葉です。

申請内容を確認して許可・承認の決裁を出すには、少なからず労力が伴います。

そのため、ビジネスで上司や取引先などに申請をする場合は、失礼にならないように相手に配慮した申請内容を考え、気を配りましょう。

目上の人に申請をする際は丁寧な文章を意識しなければなりません。曖昧すぎる表現や意味がわかりにくい文面、一方的な態度などは失礼と思われてしまう可能性が高いです。回りくどい文章にならないように情報を整理して、用件や対応期限をわかりやすく伝えましょう。

また、「申請いたします」のみで一方的な依頼になってしまわないように、許可や承認といった作業を行う相手に対して配慮や感謝の言葉を添えるのがおすすめです。

「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を依頼文に添えると、相手に対する配慮を伝えることができます。

ちなみに、申請書類が用意できていない場合や不備がある場合に「申請いたします」を使用してしまうと、相手に不信感を持たれてしまうケースもあります。「申請します」の表現を使用する際は、しっかり申請内容を確認し、間違いがないように対応する点も心がけましょう。

【注意点2】申請書類の重要度やタイミングに合わせて表現を使い分ける

「申請いたします」は、相手に許可や承認を求める際に使われる表現ですが、申請内容の重要度や期限によって適切に前後の表現を使い分けることが大切です。

重要な案件や期限が迫っている案件を申請する場合は、相手にもその旨がわかるようにしっかり情報を明記しましょう。

期限が差し迫っている理由を添えて申請書類の重要性を相手に知らせたり、相手が対応する期限を「〇月〇日〇時まで」と具体的に設けて余裕をもったスケジュールで申請したりするように心がけることが重要です。

メールのタイトルやチャットの冒頭に下記のようにわかりやすく「急ぎ」である旨を記載するのも有効です。

申請時の依頼内容がはっきりしていないと、その他の案件に埋もれてしまったり、「手が空いたら確認しよう」と対応を後回しにされてしまったりする恐れがあります。

また、急に申請が必要となり、相手に早急に対応をしてもらいたい場合は、「誠に勝手なお願いですが」「タイトなスケジュールとなり恐縮ですが」といった、配慮や謝罪のクッション表現を添えるのもビジネスの場においては重要です。

ビジネスメールでの「申請いたします」を言い換えた使用例文

「申請いたします」には、以下のような意味が似ている言い換え表現がいくつかあります。

これらの「申請いたします」のニュアンスに近い言い換え例を詳しく紹介します。

ビジネスメールでは、内容や状況によっては別の表現に言い換えることで、意図をより明確に伝えられます。特にビジネスメールにおいて、適切な表現を選ぶための参考になれば幸いです。

ちなみに、「申請いたします」には、「申請書をお送りしますので、ご承認をお願いいたします」といったストレートに許可・申請をお願いする言い換え方法もあります。

【例文1】届出いたします

「届出いたします」という表現は、事実や状況を相手に通知する目的で使用されます。

「届出」は決められた事項を通知することは義務付けられているものの、提出先の許可や承認を必要としない場合に使われるので、「申請いたします」とは異なるニュアンスを持っています。

ビジネスで使う際は、「通知する情報に対して相手の許可・承諾を受ける必要があるかどうか」を必ず確認しましょう。

以下は、住所変更を勤務先に届け出する際のメール例文です。

「届出いたします」を使う場合は、通知内容を簡潔かつ明確に記載するようにしましょう。

【例文2】申告いたします

「申告いたします」という表現も、決められたルールに従って事実や状況を相手に通知する際に使用されます。

相手の許可や承認を必要としない場面が多いですが、情報を正確に共有する必要がある複雑な事項に使われるケースが大半なので、申告内容に間違いがないようにしっかりと確認する必要があります。

以下は、扶養家族の変更を人事部に報告する際のメール例文です。

不足があれば迅速に対応する姿勢を示すと、より丁寧さが増します。

【例文3】申し入れいたします

「申し入れいたします」という表現は、自分の提案や希望を相手に伝える際に使用されます。

自分の意見をしっかり伝え、相手へ要望を出したり、交渉を持ちかけたいといった意図を伝えたりしたい場面で使う言葉です。

以下は、契約条件の変更を依頼する場合のメール例文です。

「申し入れいたします」を使用する際は、提案内容を簡潔かつ具体的に記載し、相手が判断しやすいようにすることが重要です。

また、「申し入れいたします」はかなりかしこまった堅い表現のため、ビジネスシーンであっても軽い提案やアドバイスの際に使うと嫌味っぽいと思われてしまう場合があります。

さらに、提案や意見を伝える表現なので、ただ現状を報告したいだけの場面で使うのも不自然となってしまう点にも注意しましょう。

「申請いたします」のビジネスメールでの英語表現をご紹介

「申請いたします」を英語で表現する場合、主に「apply」や「request」といった表現が用いられます。

これらの単語は、状況や文脈に応じて使い分けることが大切です。

「apply」は、すでに申請書類やフォーマットが用意されている際に使用し、「request」はまだ申請手続き方法が用意されていないものの、正式な手順に則った申請や要求する際に適している表現です。

ちなみに、「apply」を使用する場合は、組織名や個人名などの具体的な申請先に宛てるなら「apply to～」、申し込む対象や物事を指したいなら「apply for～」を使います。

また、「申請書の提出」を意味する「submit an application」という表現もよく使われます。

以下は、実際のビジネスシーンで活用できる「申請いたします」の英語表現の例文です。

申請に関する表現をいくつか覚えておくと、英語での申請や依頼がスムーズに進められます。

適切な単語と表現を使い分け、信頼性のあるコミュニケーションを心がけましょう。

「申請いたします」は許可や承認といった依頼の意思を伝える表現

「申請いたします」は、相手に許可や承認を求める際の丁寧な依頼表現として、ビジネスシーンで広く使われています。

休暇の取得、プロジェクトの承認、経費精算の申請など、相手の承認を必要とするあらゆる場面で使用される表現で、上司や取引先などの目上の人に対しても問題なく使えます。

ただし、この表現をビジネスで使用する際は、相手が申請内容をスムーズに把握できるように、わかりやすい依頼内容を添えるようにするのがおすすめです。

ビジネスにおいて、言葉遣いは信頼関係を構築する鍵となります。正確かつ丁寧な使い方を心がければスムーズな意思疎通が可能になり、仕事がより円滑に進んでいきます。

適切に「申請いたします」を使いこなし、仕事の質を高めましょう。